図面管理システムを導入しているものの、「図面を見つけにくい」「運用が複雑で使いこなせていない」と悩んでいる企業もいらっしゃるのではないでしょうか。導入当初は便利に感じていたシステムでも、業務の変化やサポート状況によっては、将来を見据えて入れ替えたほうがよいこともあるでしょう。システムの見直しを検討する際は、現在の運用で何が課題なのかを整理したうえで判断することが重要です。
こちらでは、図面管理システムの入れ替えを検討すべきタイミングと、ベンダー（メーカー）の選び方、成功事例を基にした入れ替えの流れを解説します。図面管理システムの見直しを検討している方は、判断材料として参考にしてください。
目次
図面管理システムは一度導入すれば長く使い続けることが多く、入れ替えの判断が遅れやすいものです。ここでは、図面管理システムの入れ替えを検討すべき3つのタイミングを紹介します。
導入している図面管理システムのサポート終了は、入れ替えを検討すべき重要なタイミングの1つです。メーカーの保守契約が終了すると、障害対応やセキュリティ更新を受けられなくなる可能性があります。結果として、トラブルが発生した際に復旧まで時間がかかり、業務へ影響が及ぶことも考えられるでしょう。
また、OSやサーバー環境の更新に対応できなくなるケースもあり、運用継続が難しくなる場合もあります。サポート期限が見えてきた段階で、代替となる図面管理システムの検討を始めておくと安心です。
システム自体は稼働していても、実際の業務と合っていない場合は、見直しが必要になることがあります。たとえば、検索に手間がかかる、図面登録の手順が複雑、他部門との共有がしにくいなどの状況が続くと、現場の負担が大きくなりかねません。
運用に合わない状態が続くと、別のツールを使ったりローカルに保存したりすることが増え、図面が分散するおそれもあります。業務フローとシステムの使い方を照らし合わせ、無理な運用が続いていないかを確認することが大切です。
図面管理システムは、導入後も保守費用や運用コストが継続的に発生します。利用している機能が限られているにもかかわらず費用負担が大きい場合、費用対効果の見直しを要するでしょう。とくにユーザー数の増加や業務範囲の拡大により、ライセンスの追加購入やサーバー更新を伴う場合は注意が必要です。費用対効果の見直しのポイントは以下のとおりです。
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見直しを検討するおもなポイント |
確認内容 |
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機能の利用率 |
実際に使っている機能が限定されていないか |
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運用コスト |
保守費用やサーバー費用が適切か |
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利用人数 |
ライセンス体系が現在の規模に合っているか |
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業務効果 |
図面検索や共有の効率が改善しているか |
上記のような観点から現状を整理すると、入れ替えを検討する必要性が見えてくる場合があります。
図面管理システムをスムーズに入れ替えるには、機能だけでなく支援体制も大切です。ここでは、図面管理システムを選定する際に確認しておきたいベンダーの選び方を紹介します。
図面管理システムを入れ替える際は、現在利用しているシステムや環境を理解しているベンダーかどうかが重要です。既存システムの構成やデータ形式を把握していない場合、移行作業に想定以上の時間がかかることもあるでしょう。
とくに図面データはCADファイルや関連資料など多様な形式で管理されていることが多く、データ移行の設計には専門的な知識が求められます。既存環境を踏まえて移行方法を提案できるベンダーであれば、入れ替え時のリスクを抑えやすくなります。
図面管理システムは導入するだけで業務が改善するわけではなく、現場の運用方法を整理することが欠かせません。図面登録のルールや検索方法、部門間の共有手段などを検討しなければ、導入後に使われないシステムになってしまうおそれがあります。
そのため、機能説明だけでなく、現場の業務を理解したうえで、運用設計を一緒に検討してくれるベンダーを選ぶことがスムーズな移行につながります。課題整理や要件定義の段階から伴走してくれるベンダーであれば、導入後の運用も定着しやすいでしょう。
図面管理システムは長期間にわたって利用されることが多いため、導入後のサポート体制も1つの判断材料になります。システム更新や障害対応、操作方法の相談など、運用中にはさまざまな問い合わせが発生することがあります。
サポート窓口の対応範囲や保守内容を事前に確認しておくことで、導入後のトラブルにも落ち着いて対応できるでしょう。導入実績やサポート体制を比較しながら、自社の運用規模に合った支援を受けられるベンダーを選んでください。
図面管理システムを導入する際は、製造業の図面管理業務を理解しているベンダーかどうかも確認しておきたいポイントです。設計部門だけでなく、生産技術や製造現場など複数部門が図面を利用するため、実際の業務フローに沿った運用設計が求められます。図面の版管理や承認フロー、関連資料との連携など、現場の実務に合わせた仕組みの提案が可能なベンダーであれば、導入後の定着も期待できるでしょう。
図面管理システム「NAZCA5 EDM」を提供する新明和ソフトテクノロジは、製造業の図面管理業務を踏まえたシステム開発と導入支援を行っています。実際の業務フローを理解したうえで運用設計を支援している点が強みです。図面管理システムの入れ替えを検討する場合は、お気軽にお問い合わせください。
図面管理システムの入れ替えは、段階的に進めることで現場への影響を抑えやすくなります。ここでは、成功事例をもとに入れ替えの進め方を紹介します。
システム入れ替えを進める際は、まず現在の運用でどのような課題があるのかを整理することが欠かせません。図面検索に時間がかかる、版管理が煩雑、他部門との共有が難しいなど、現場の声を具体的に把握することから始めましょう。
課題を整理したうえで、入れ替えによって何を改善したいのかを明確にしておくことが大切です。目的が曖昧なまま導入を進めてしまうと、期待していた効果が得られない可能性があります。
課題が整理できたら、次にシステムへ求める機能や運用ルールを整理します。設計部門や生産技術、製造部門など、図面を利用する部署ごとの業務フローをヒアリングしながら要件をまとめていきます。
要件定義では、図面の登録方法や検索条件、版管理のルールなどを具体的に検討するとスムーズです。実際の業務手順を踏まえて整理しておくことで、導入後に使いにくさを感じるリスクを抑えやすくなります。
なお、将来的に生産管理システムや在庫管理システムなど、ほかのシステムと連携する可能性がある場合は、その点も考慮して要件を整理しておきましょう。あらかじめ連携を視野に入れて設計しておくことで、あとからの拡張にも対応しやすくなります。
要件定義をもとに候補となるシステムを絞り込んだあとは、実際の運用に近い形でテストし、比較検討するのが有効です。画面の操作性や検索のしやすさ、図面登録の手順などは、実際に触れてみることで初めて見えてくることもあります。
評価期間中は複数の部署で試用してもらい、現場からの意見を集めるとよいでしょう。操作性や業務への適合性を把握しておくことで、導入後のトラブル低減につながります。
導入するシステムが決定したあとは、既存システムから図面データや関連資料を移行します。CADデータやPDF、仕様書などさまざまなファイルを扱うため、事前に移行計画を立てておきましょう。
データ移行では、フォルダ構成や属性情報の整理も忘れてはなりません。必要な情報を適切に引き継げるよう準備しておくことで、移行後の運用をスムーズに進められます。
システムを本番稼働させたあとは、現場での運用を定着させるための支援が欠かせません。操作方法の共有や運用ルールの確認などを継続的に行うことで、図面管理システムが業務の中で活用されやすくなります。
また、利用状況を確認しながら改善を重ねていくことで、より効率的な運用につながる可能性があります。成功事例についてより詳しく知りたい方は、株式会社ニッシン様の「想定の約半額で図面管理システムを一新」をぜひご覧ください。
図面管理システムは、サポート終了や運用のミスマッチ、費用対効果の見直しなど適切なタイミングで入れ替えを進めることで、図面管理業務の改善につながることがあります。また、ベンダーの選び方を踏まえながら導入を進めることで、業務フローに合った図面管理システムの運用を実現しやすくなります。
NAZCA5 EDMは、大手製造業である新明和グループのIT子会社により開発された図面管理システムです。図面検索や版管理などの基本機能を中心に、運用しやすい仕組みを提供しています。属性の入力漏れを防ぐ機能や、入力作業を効率化する仕組みを備えているため、ユーザが過度に意識しなくても社内の図面管理ルールに沿った運用を行いやすい点も特長です。
さらに、導入検討の段階から運用設計まで相談できる体制を整えています。図面管理システムの入れ替えを検討している方は、ぜひNAZCA5 EDMの詳細資料もチェックしてみてください。
大手製造業のIT子会社により開発された図面管理システムの資料こちら
A．サポート終了や運用のミスマッチ、費用対効果の低下などがおもな判断材料になります。図面検索の非効率や管理ルールの形骸化など、現場で負担が増えている場合は見直しのタイミングといえるでしょう。
A．既存環境への理解や、図面管理業務への知見、運用設計まで支援できる体制が大切です。導入後のサポート内容も含めて確認することで、自社の業務フローに合った運用をしやすくなります。
A．課題整理と目的設定を行い、要件定義→評価版での検証→データ移行→本番運用という流れで進めるのが一般的です。段階的に進めることで、現場への影響を抑えながら入れ替えやすくなります。