図面管理とは？
業務効率化のポイントやシステム化のメリットを解説

図面データをシステムで管理するメリットの一つが、目的の図面を探しやすくなることです。図面管理システムを使えばファイル名や図面に付与された情報から検索して目的の図面を一発で探せるため、検索にかかる時間を短縮できます。
また、情報共有がしやすくなる点もメリットです。自席のパソコンなどで図面を閲覧できる仕組みにすれば、わざわざ専用端末のある場所で確認したり、図面管理者に問い合わせて取り寄せたりといった手間を解消できます。
このように、現場も管理者も業務効率化が図れることが、図面管理システムを導入する大きなメリットといえるでしょう。

紙の図面で管理する場合、印刷代やファイルなどの備品代がかかりますし、保管する場所の管理費も必要です。取引先に図面を共有する際には、輸送コストもかかります。
電子化すれば、これらの備品代や管理コストを削減できますし、外部との共有もメールやストレージサーバーなどを利用して簡単にできるため、余計なコストがかかりません。また、図面管理システムを利用した業務効率化によるコスト削減額も大きいでしょう。探す手間や管理の手間が省けた分をコア業務に充てることで、生産性向上や売上アップも期待できます。

紙の図面は、いくら保管環境に注意しても経年劣化を避けられません。古くなると、図面に書かれた文字が読みづらくなったり、小さな図が見づらくなったりすることもあります。
データ化された図面には、このような劣化の心配がありません。また、画像補正などのデジタル技術を使うことで、図面を見やすく復元して保存することも可能です。これまで蓄積してきた企業資産の保護にも、データ化が貢献するでしょう。

紙の図面は持ち出しやすいため、紛失や情報漏えいといったリスクが高まります。これを防ぐには、厳重な管理体制を構築する必要がありますし、その手間やコストも負担になります。
図面管理システムを使えば、図面データにアクセス権限を個別設定したり、閲覧者のログを残したりすることで、紛失や情報漏えいなどのリスクを下げられます。図面データを勝手に持ち出したり情報を改ざんされたりするリスクも低減するでしょう。図面管理システムの導入より、管理者の負担軽減にもつながるのです。