図面管理システムとは？主な機能と導入するメリット

製造業で業務効率化を目指すなら、図面管理システムの活用がおすすめです。
図面管理システムを導入することで、情報の一元管理や、図面の迅速な検索など、さまざまなメリットが期待できます。

本記事では、図面管理システムの基礎知識や主な機能、導入するメリット、導入時の注意点について解説します。

目次

 

1.図面管理システムとは

図面管理システムとは、複数の図面や部品図、仕様書などを一元管理できるシステムのことです。従来は各資料を関係者に配布し、それぞれが個別に管理するのが一般的でした。

しかし、紙媒体の図面を一人ひとりに配布するのは手間がかかります。また、途中で図面に変更や更新があった場合、新しい資料を作成・配布しなければなりません。

さらに、製造業では既存の図面を再利用することもありますが、大量の図面の中から目的のものを探し出すには、時間と労力がかかってしまいます。

近年の日本は少子高齢化の影響により、あらゆる産業も慢性的な人手不足が課題となっています。製造業も例外ではなく、一人あたりの業務効率を向上させることが急務となっています。

図面管理システムを導入すれば、図面管理にかかる時間や労力を大幅に削減でき、労働生産性の向上につながるでしょう。

関連記事：「図面管理の課題と効率的に行うためのポイントについて解説」

2.図面管理システムの主な機能

図面管理システムの機能はシステムによって異なりますが、代表的な機能は以下の5つに分類されます。

①図面の一元管理

電子データ化された複数の図面を一元管理する機能です。CADで作成した図面データはもちろん、PDF図面、WordやExcelなどで作成したデータもまとめて管理できます。

②版管理

図面の変更履歴を管理する機能です。図面データに修正や変更が加えられた場合、最新の図面にすばやくアクセスでき、履歴をさかのぼって旧版の図面にもアクセスできます。

③検索

図面データに付与されたキーワードを用いて検索できる機能です。図面番号や特定のキーワード、登録者や日付など、さまざまな項目の組み合わせで目的のデータを検索できます。

④外部連携機能

CADなどのソフトと連携できる機能です。システム同士を連携させておけば、CADで作成した図面やキーワードをダイレクトに図面管理システムに登録することが可能です。

データ登録の手間を省けるだけでなく、ヒューマンエラーによる登録ミスも防げます。

⑤セキュリティ機能

データへの閲覧権限設定やアクセスログなど、セキュリティを強化する機能が搭載されています。データの閲覧や編集が可能な人物を細かく設定できるため、第三者による不正アクセスやデータ改ざんを予防できます。

アクセスログを確認すれば、いつ誰が何を変更したのかも簡単にチェックできます。
 

3.図面管理システムを導入するメリット

図面管理システムを導入すると、以下のようなメリットを期待できます。 

メリット	内容・具体的な効果
情報の一元管理	図面や仕様書、技術文書など、関連する全てのファイルをまとめて管理。 紙の保管スペースが不要になり、紛失や破損のリスクも減少。
図面のバージョン管理が容易	図面の最新版がリアルタイムで共有され、過去のバージョンも履歴からすぐに確認可能。 古い図面で作業してしまうミスを防止。
情報の簡単な共有	ネットワーク環境があればいつでもどこでも図面やノウハウを共有可能。 問い合わせや伝達の手間も省け、業務効率が向上。
セキュリティの高い情報管理	アクセス権限や履歴管理により、機密情報の漏洩や不正アクセスを防止。 USBや紙よりも安全にデータを管理・共有できる。
必要な図面を迅速に検索	キーワードやカテゴリで検索でき、目的の図面がすぐに見つかる。 ファイル名を忘れても検索が可能。業務の効率アップ。

関連記事：「図面管理システムを導入するメリットと導入の壁とは？」

4.図面管理システムを導入する際の注意点

図面管理システムを導入する際に気を付けたいポイントを3つ紹介します。

①自社の課題と導入の目的を明確にする

図面管理システムは非常に便利なツールですが、それは現場で有効活用された場合の話です。明確な目的もなく、ただ何となく導入した場合、システムを使いこなせずに無駄になってしまうおそれがあります。

システムの導入には多少なりとも手間やコストがかかるので、導入前の段階で自社の課題や導入の目的を明確にし、システムをどのように活用するのかきちんと決めておきましょう。

②導入後の運用方法を検討する

システムをうまく活用するためには、導入後の運用方法をしっかり検討しておくことが大切です。

たとえば、データにどのようにカテゴリ分けやキーワードを付与するか、誰に閲覧・編集権限を付与するか、システムについて問い合わせがあったときに誰が対応するかなどです。

行き当たりばったりで運用すると、業務効率アップどころか本業に支障を来す原因になるおそれがあるので、運用ルールはあらかじめ定めておくことをおすすめします。

③自社に合った製品を選定する

図面管理システムは長期間にわたって利用するのが一般的なので、自社のニーズや目的に合ったものを選ぶことが大切です。搭載されている機能や価格などをじっくり比較し、自社にとって最も使い勝手が良さそうなシステムを選定しましょう。 

実際に当該システムを導入した事例などを参考にしてみるのもおすすめです。

5.メリットが豊富な図面管理システムを導入しよう

図面管理システムを導入すれば、数々の図面や資料をシステム上で一元管理できるようになります。図面の更新や情報の共有も簡単に行えるため、業務を進めるうえで必要なプロセスを短縮することが可能です。

システムに搭載されている機能は製品によって異なるので、自社の課題やニーズなどに照らし合わせて、最も適切なシステムを選ぶようにしましょう。

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