図面管理ソフトの選び方！フリーソフト OR 有料ソフト？メリットとデメリット
図面管理ソフトを選ぶ際には、様々な要素を考慮する必要があります。図面管理ソフトは、製造業や建設業などで利用される重要なツールであり、正確かつ効率的な図面の管理を行うために欠かせません。
本記事では、図面管理ソフトの選び方やフリーソフトと有料ソフトのメリット・デメリットについて詳しく解説します。以下に関連する情報を参考にしながら、図面管理ソフトの選択に役立ててください。
目次
1.図面管理ソフトの基本的な機能
データの検索機能
図面管理ソフトには、効率的に図面を検索する機能が搭載されています。膨大な数の図面を効率的に検索するためには、キーワードや属性での検索、関連図面の表示、フィルタリング機能などが必要です。
検索機能が充実している図面管理ソフトを選ぶことで、素早く必要な図面を見つけ出すことができます。それにより、作業効率を向上させることができます。
版管理機能
図面には、改訂版や修正版など、複数のバージョンが存在することが多くあります。図面管理ソフトは、これらの版管理が行える機能を搭載していることが重要です。
適切な版管理機能を備えた図面管理ソフトを選ぶことで、図面のバージョン管理や差分の確認を容易に行うことができます。これにより、改訂前の古い図面を使って製造してしまう、などのヒューマンエラーを防ぐことができます。
2.図面管理ソフトの種類と特徴
図面管理ソフトは、主にフリーソフト（無料版）と有料ソフト（有料版）の二つの種類があります。これらの比較を行うことで、自社のニーズに合った適切なソフトを選択することができます。
フリーソフトと有料ソフトの比較
まず、フリーソフトには無料で利用できるメリットがあります。初期費用が不要であるため、中小企業や個人事業主にとっては負担が少なく導入できます。また、導入の手続きや契約などの煩雑な作業が不要であることもメリットです。
しかしながら、フリーソフトにはいくつかのデメリットも存在します。まず、利用できる機能に制限があり、必要な機能は有料版へのアップグレードが必要になることがあります。また、セキュリティやアプリケーションのトラブルに関しては、自己責任とされることがあります。この点についても注意が必要です。また、図面は機微な情報にも関わらず、フリーソフトはセキュリティが満たされていないケースがあります。フリーソフトに権限設定や閲覧制限などの機能が搭載されているか確認する必要があります。
一方、有料ソフトは多機能であり、専門的な機能やサポート体制が提供されます。製造業など、図面の管理が重要となる企業にとっては特に有用です。また、提供されるサービス内容によっては、カスタマイズなどにより、自社に合わせた専用の検索機能や業務フロー改善など、効率化のメリットも得ることができます。
しかしながら、有料ソフトには導入コストがかかるというデメリットも存在します。初期費用やライセンス料、導入に伴う研修費用などが必要となるため、事前の予算計画が必要です。また、導入後の運用や管理も重要であり、適切な運用が必要となります。
以上の比較を踏まえると、自社の業務ニーズや予算に応じて適切な図面管理ソフトを選択することが重要です。フリーソフトと有料ソフトの利点やデメリットを十分に考慮し、使いやすい、効率的な図面管理ソフトを導入しましょう。
何より、導入前に、自社の目的を明確にすることが重要です。フリーソフトはあくまでツールとしての役割しか果たせず、「DX」や「業務改善」を達成することは難しいでしょう。ベンダーからの知見、改善提案を受けるためには、有料のソフトウェアを選択することも必要で、導入する「目的」が何かをしっかりと検討する必要があります。
3.図面管理ソフトの選び方
業界や業務への対応度
図面管理ソフトは、製造業や建設業など、特定の業界や業務に合わせて開発されています。自社の業界や業務に適した図面管理ソフトを選ぶことが重要です。
各図面管理ソフトのメーカー公式サイトや資料を参考にして、特徴やサポート体制を比較しましょう。専門的な要件に対応しているソフトウェアを選ぶことで、作業の効率化や品質向上につながるでしょう。また、製造業に強いソフトであれば、製造業の業務知識に長けているサポート体制があり、建設業に強いソフトであれば、建設業界の業務知識に長けているサポート体制があることも多いでしょう。自社に合った業種に強いソフトを選択するのもひとつの手段です。
操作性の良さ
図面管理ソフトの操作は、利用者の習熟度や作業効率に直結します。使いやすいユーザーインターフェースや直感的な操作性を持つ図面管理ソフトを選ぶことが大切です。
さまざまな図面管理ソフトのデモやトライアル版を試してみることをおすすめします。実際に操作してみることで、自社の作業環境に適したソフトウェアを選ぶことができます。
ライセンスについて
有料ソフトの場合、利用ユーザー数によって、ライセンス費用が莫大になってしまうケースがあります。有料ソフトの導入前の準備段階では、作図者や登録者が少ないため、少ないライセンスで進められますが、導入後は、参照ユーザが増え、ライセンス数が増加し、ランニングコストが増加してしまうことも考えられるでしょう。
導入検討時に、作図者以外にも参照するユーザ数を把握し、コストを試算する必要があります。
4.図面管理ソフトを導入するメリット
ペーパーレス化による業務効率化
図面管理ソフトを導入することで、従来の紙ベースの図面管理からデジタル化へ移行できます。紙ベースの図面管理では、図面の保管スペースの確保や検索に手間がかかりましたが、図面管理ソフトを使用することで、データを一元管理し、検索機能を利用することができます。
また、図面のデジタル化により、複数の担当者が同時に図面にアクセスできるため、情報共有が円滑化され、業務効率が向上します。さらに、修正や変更があった場合もリアルタイムで関係者に共有できるため、関係者間のコミュニケーションを効率化することができます。
情報の一元管理による業績向上
図面管理ソフトを使用することで、図面や関連するデータを一元管理することができます。図面や仕様書、関連資料などの情報を統一的に管理することにより、必要な情報をいつでも簡単に取得できます。
例えば、製造業の場合、図面管理ソフトを使用することで、製品の設計図や製造工程書類などを一元管理し、必要なデータをスムーズに取得できます。このような情報の一元管理により、製品の品質向上や生産効率の改善が図れ、業績の向上につながります。
このように、図面管理ソフトを導入することで、図面のペーパーレス化および情報の一元管理により、設計製造業務を効率化できます。しかし、メリットのみではなく、デメリットも存在しますので、図面管理ソフトの導入を検討する際には、メリットとデメリットを比較し、適切なソフトの選定を行うことが大切です。
5.図面管理ソフトを導入するデメリット
利用者の学習コストがかかる
図面管理ソフトの操作には習熟度が求められます。ソフトウェアの使い方や機能を十分に理解するためには、時間と労力が必要です。
導入後に習熟するまでの期間やトレーニングにかかる費用など、学習コストが発生する可能性があります。これらのコストを事前に把握し、導入計画に反映させることが重要です。
導入コストがかかる
図面管理ソフトの導入には、ソフトウェアのライセンス料やハードウェアの更新、専門知識を持つスタッフの配置など、さまざまなコストがかかる場合があります。
特に有料ソフトの場合は、ライセンス料やサポート契約など、一定の費用が必要です。トライアルなどの実施により導入コストを事前に評価し、予算内で無理のない範囲で導入することが重要です。
また、現有資産（図面）をシステムへ登録することで、最大の効果が生まれますが、その登録に多くのコストと時間が必要となるケースがあります。
6.まとめ
図面管理ソフトの選び方やメリット・デメリットについてまとめました。図面管理ソフトは製造業などで活用されており、フリーソフトと有料ソフトで違いや利点があります。有料ソフトは使用できる機能が多く、コストやセキュリティ面で安心ですが、フリーソフトに比べると導入コストが高くなります。一方、フリーソフトは無料で使用できますが、制限される機能があるため、必要な機能を使う場合には有料版へのアップグレードが必要となることもあります。また、フリーソフトの利用には自己責任が求められ、突然のサービス提供の終了や有料版への変更に注意が必要です。選ぶ際には、業界や業務への対応度や操作性、習熟度も考慮すべき要素です。図面管理ソフトの導入には学習コストや導入コストがかかりますが、ペーパーレス化や情報の一元管理により業務効率化や業績向上につながるメリットもあります。このように、図面管理ソフトの選び方やメリット・デメリットを理解し、自社のニーズに合ったソフトを選ぶことが重要です。
本章では、図面管理ソフトのフリーソフト、有料ソフトを比較しました。しかしながら、図面管理ソフトには、無料・有料の切り口だけではなく、オンプレミス型ソフトかクラウド型ソフトか、なども自社の環境に応じて、比較が必要です。オンプレミス型ソフトか、クラウド型ソフトか比較検討されたい方は、こちらの記事（「オンプレミス vs クラウド！図面管理システムの比較」）をご参考ください。
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