図面ファイルをフォルダ管理する4つの手順と課題（フォルダより効率よく管理できる方法も紹介）

製造業の現場で常に必要とされる図面管理。しかし、「図面をフォルダで管理するには課題が多く、難しい」と感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、フォルダで図面管理をスムーズに行うための4つの手段や課題、そして図面管理をさらに効率化するソフトウェア「NAZCA5 EDM（ナスカファイブ・イーディエム）」を紹介します。

図面管理にお悩みの方は、ぜひご一読ください！

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1.図面ファイルをフォルダで管理する製造業が多い理由

フォルダ管理は特別なソフトウェアや高度な知識が不要で、誰でも操作が容易です。多くの製造業が図面ファイルをフォルダで管理している理由は、その手軽さと柔軟性にあります。

また、フォルダ構成を自由に設計できるため、自社の業務フローやプロジェクトに合った方法で設定可能です。既存のファイルシステムをそのまま使え、特別なソフトウェアを購入する必要がありません。

これらの理由から、多くの製造業でフォルダによる図面管理が採用されています。

2.図面ファイルをフォルダで管理する4つのステップ

図面ファイルをフォルダで効率よく管理するためには、基本的なステップを押さえることが重要です。

• 紙図面をデジタル化（PDFにデータ変換）する
• 図面ファイルのネーミングルールを決める
• 図面の種類別にフォルダを作成し、整理する
• 外部で図面ファイルを共有するために、セキュアなクラウドを活用する

これらのステップを順に実践することで、図面をスムーズに管理できます。

2.1 紙図面をデジタル化（PDFにデータ変換）する

紙図面を電子ファイルとして保存することで、管理できます。デジタル化の方法は、スキャナーを使用して紙図面をPDF形式に変換し、パソコンやサーバーに保存します。これにより、物理的な劣化や紛失のリスクが軽減されるでしょう。

また、デジタル化された図面は検索や共有が容易なため、業務の効率化にもつながります。スキャン時には解像度やファイルサイズにも注意し、品質を保ちながら扱いやすいデータを作成することがポイントです。

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2.2 図面ファイルのネーミングルールを決める

統一されたネーミングルールを設定することで、ファイルの検索や整理がしやすくなります。

たとえば、「プロジェクト名_図面番号_日付_バージョン番号.pdf」といった形式を採用することで、以下の情報が一目でわかります。

• どの図面がどのプロジェクトに関連しているか
• いつ作成されたか
• どのバージョンか

また、ファイル名に特定のキーワードを含めることで、検索機能を活用して迅速に必要な図面を見つけられるでしょう。

2.3 図面の種類別にフォルダを作成し、整理する

カテゴリ別にフォルダを分けることで、必要な図面を素早く見つけられ、作業効率が大幅に向上します。たとえば、「設計図」フォルダには設計関連の図面を、「製作図」フォルダには製作に関する図面を、「検査図」フォルダには検査関連の書類を整理しましょう。

また、プロジェクトごとにサブフォルダを作成すると、さらに整理しやすくなります。フォルダ構成をシンプルかつ分かりやすくすることがポイントです。

2.4 外部で図面ファイルを共有するために、セキュアなクラウドを活用する

クラウドストレージサービスを利用することで、どこからでも図面にアクセスできるだけでなく、アクセス権限を細かく設定できます。これにより、機密情報の漏洩を防ぎつつ、必要な人だけが図面にアクセスできる環境を構築します。 

具体的には、プロジェクトごとにフォルダを作成し、関係者に対して適切なアクセス権限の設定が可能です。たとえば、設計チームには編集権限を、営業チームには閲覧権限のみ付与するといった対応です。このように、情報の取り扱いが一層セキュアになります。

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3. 図面ファイルをフォルダで管理する４つの課題

図面ファイルをフォルダで管理する方法は便利ですが、課題があります。

• 図面ファイルのバージョン管理が難しい
• アクセス権限の設定と管理がしづらい
• 大容量のデータのバックアップが困難である
• 図面ファイルを迅速に検索できない

これらの課題について詳しく解説していきます。

3.1 図面ファイルのバージョン管理が難しい

異なるバージョンのファイルが混在すると、どれが最新の図面なのか見極めが困難です。古いバージョンの図面を誤って使用するリスクも高まるでしょう。

たとえば、設計変更が頻繁に行われるプロジェクトでは、最新の図面を常に把握することが重要です。バージョン管理が適切に行われていないと、誤って古い図面を使用してしまい、最終的にはトラブルにつながる可能性があります。
 

3.2 アクセス権限の設定と管理がしづらい

フォルダごとにアクセス権限の設定は可能ですが、細かな権限管理が難しく、誰がどの図面にアクセスできるのか確実に把握できません。

とくに、大規模なプロジェクトや複数のチームが関わる場合、適切な権限設定ができていないと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。また、権限の設定や変更が手間となり、管理者の負担が増えるでしょう。

このように、セキュリティ確保が難しいため、フォルダ管理だけでは限界があります。

3.3 大容量データのバックアップが困難である

図面ファイルは高解像度のものが多く、ファイルサイズが大きくなりがちです。そのため、定期的にバックアップを取ることが重要です。しかし、手動でバックアップする場合は時間と手間がかかり、見落としやミスが発生することもあるでしょう。

また、バックアップ用のストレージ容量も膨大になり、コストがかさむこともあります。

 

3.4 図面ファイルを迅速に検索できない

大量の図面ファイルが保存されている場合、必要な図面を探し出すのに多くの時間と労力がかかります。フォルダ構成が複雑だと、特定のファイルを見つけることがさらに困難です。

また、手動によるフォルダ管理は、検索機能が限定的で、高度な検索条件の設定は難しいでしょう。

4．フォルダ管理よりおすすめの図面管理なら、「NAZCA5 EDM」がおすすめ！

フォルダ管理より図面を効率的に管理するなら、図面管理システムの導入も有効です。

新明和ソフトテクノロジが提供する「NAZCA5 EDM（ナスカファイブ・イーディエム）」は、製造業が本当に使いたい機能を厳選した図面管理システムです。使いやすさと柔軟さを兼ね備えています。 

図面の簡単登録や版管理、ワークフローなど、厳選した7つの基本機能を搭載しています。お客様のニーズに合わせて必要な機能のアドオンも可能です。
ログインユーザー別に参照・編集できる図面も設定でき、セキュリティも確立されています。

また、NAZCA5 EDMはユーザーフリーのサーバーライセンスなので、利用するユーザーが増えてもコストがかかりません。

さらに、お客様の予算に合わせて、セルフ導入プラン、おまかせ導入プラン、フルカスタムプランの3つのプランをご用意しています。

フォルダによる図面管理でお困りの方は、ぜひ「NAZCA5 EDM」の導入を検討ください。