図面管理システムで図面の検索に時間がかかる理由｜短縮するポイントを解説
製造業で図面管理システムを導入したにもかかわらず、図面の検索に時間がかかり、業務が滞っている現場は少なくありません。必要な図面がすぐに見つからない状況が続くと、作業効率が下がるだけでなく、意思決定の遅れを招きます。この背景には、システム性能ではなく、日々の運用方法やルール設計に原因がある場合がほとんどです。
新明和ソフトテクノロジが提供するNAZCA5 EDMは、製造業向けに特化した図面管理システムです。検索のしやすさだけでなく、現場で使い続けられる運用設計までを重視しています。こちらでは、図面管理システムを導入しても検索に時間がかかる理由を整理し、検索時間を短縮するために見直すべきポイントを解説します。
図面検索にかかる無駄な時間を見直したい方は、ぜひ参考にしてください。
1．図面の検索に時間がかかる理由
図面管理システムを導入しても検索に時間がかかる場合、原因は複数あることが多いです。ここでは、検索効率が上がらないおもな理由を解説します。
- 属性情報の入力が不十分である
- 部品の形状から検索できない
- 図面に紐づく関連情報が参照できない
- 検索ルールが複雑で属人化している
1-1．属性情報の入力が不十分である
図面管理システムでは、品番や図番、作成日などの属性情報が検索精度を左右します。そのため、登録時に最低限の入力しかされていないと、条件検索が十分機能しません。過去図面を流用した際に属性が更新されなかったり、入力規則が部門ごとに異なっていたりすると、検索結果にばらつきが生じます。
その結果、目的の図面にたどり着くまで複数回検索しなければならなかったり、そもそも図面が存在しないと勘違いしてしまったりなど、多くの弊害があるでしょう。正しくない図面を使ってしまうおそれもあるかもしれません。
そのため、属性情報は一度整備すれば終わりではなく、継続的に管理することが大切です。
1-2．部品の形状から検索できない
図面を探す際、名称や図番がわからず、形状だけを手がかりにしたい場面は少なくありません。しかし、図面管理システムによっては、そもそも形状検索（AI類似図面検索）の機能が備わっていない場合があります。
また、AI類似図面検索が搭載されていても、学習データが不足していて、AIと人で類似判断のギャップがあると精度が上がらず、実用的に使えないケースも見られます。
その結果、せっかく検索しても、多数の候補から図面を選ばなければならず、検索時間が短縮されません。形状検索は機能搭載の有無だけでなく、運用前提で効果を見極めることが重要です。
1-3．図面に紐づく関連情報が参照できない
図面そのものは検索で見つかっても、それだけでは製造に使えるか判断できない場面があります。設計変更が頻繁に発生する現場では、検討中の版や差し替え途中の図面が混在していることも少なくありません。そのため、製造前に変更履歴や仕様書を確認し、最新版であることを把握できると安心です。
しかし、これらの関連情報が別システムやフォルダに分散していると、見つけることが困難な場合があります。これにより管理が煩雑になり、ミスにつながる原因となることも考えられます。
1-4．検索ルールが複雑で属人化している
図面検索では、本来、誰が検索しても同じ条件で同じ結果が得られる状態が理想です。しかし実際には、担当者ごとに独自の属性や入力ルールを使っているケースがあります。特定の人しか理解していない属性を使ったり、曖昧なルールで運用していたりする場合、別の人が検索しても同じ図面にたどり着けません。
その結果、属性情報は登録されているはずなのに検索にヒットしない、という事態が起こります。
NAZCA5 EDMは、検索の再現性を重視し、誰でも同じ手順で図面を見つけられるよう、検索ルールと運用設計を重視しています。図面検索を属人化させないためには、検索ルールを見直し、ルールを徹底することが大切です。
2．図面の検索にかかる時間を短縮する方法
図面検索に時間がかかる原因を把握することで、具体的な改善策を検討できます。ここでは、システムの入れ替えを前提とせず、現場で実践しやすい検索時間を短縮する方法を解説します。
- 命名規則とタグ付けを徹底する
- ユーザートレーニングを実施する
- フリーワード検索が機能するよう属性整備を行う
- 全文検索の制度を見直す
- AI類似図面検索を取り入れる
2-1．命名規則とタグ付けを徹底する
ファイル名やタグの付け方など命名規則が曖昧だと、検索条件が人によってばらつき、目的の図面にたどり着きにくくなります。たとえば、品番や機種名の表記ゆれがあるだけでも、検索結果は大きく変わります。
命名規則とタグ付けの基準を明確に定め、全員が同じルールで登録することで、検索の再現性を高めることが可能です。入力時の手間を減らす工夫もあわせて検討すると、定着しやすくなります。
2-2．ユーザートレーニングを実施する
図面管理システムは導入しただけでは、検索効率は向上しません。基本的な検索・登録方法や属性の使い分けを理解していないと、システムの機能を十分に活用できないためです。
とくに、異動や新規配属が多い現場では、使い方が個人任せになりやすいものです。定期的なユーザートレーニングを実施し、検索の仕方や操作手順を共有することで、誰でも同じレベルで図面管理システムを使いこなせる可能性が高まります。
2-3．フリーワード検索が機能するような属性整備を行う
フリーワード検索は、ファイル名や登録されている属性情報を横断して、1つの検索窓から探せる点が特長です。正確な項目名を覚えていなくても検索できるため、日常的な検索の負担が軽減されます。この利点を活かすには、検索対象となる属性情報をあらかじめ登録しておくことが重要です。
品番や機種名、部品種別など、検索の起点になりやすい項目を定め、どの属性を入力すれば探しやすくなるのかを明確にします。入力すべき属性がわかっていれば、利用者は迷わず情報を入力でき、欲しい図面が見つかりやすくなるでしょう。
2-4．全文検索の制度を見直す
全文検索は、図面や資料内のテキストを直接読み取って検索できるため、属性情報を整備していなくても図面を探しやすい点が特長です。CAD図面では、使用するフォントの種類や文字の向き、配置方法によって、テキストの読み取り精度が左右されます。
たとえば、一般的なフォントを用い、文字を水平に配置するだけでも、検索時のヒット率が安定するでしょう。全文検索を前提とした表記ルールをあらかじめ定めておくことで、文書内の情報を手がかりに図面を探しやすくなります。
2-5．AI類似図面検索を取り入れる
過去の図面と似た形状や構成を探したい場合、AI類似図面検索が有効な手段になることがあります。設計変更や流用設計の場面では、既存図面を探す時間が短縮され、作業効率の向上が期待できます。
一方で、AIの学習が十分に進んでおらずAIと人の判断がずれていると、期待した結果が得られない場合があるため注意が必要です。導入の際は、現場の業務内容に合うかどうかを見極め、補助的な手段として活用する視点が求められます。
3. 図面検索の効率を落とさないための運用設計のポイント
図面検索の仕組みを整えても、日々の使い方が定まっていなければ、次第に検索しにくい状態に戻ってしまいます。ここでは、検索効率を保ち続けるために意識したい運用設計のポイントを紹介します。
- 運用ルールを定着させる
- アクセス権限を適切に設定する
- 製造業務を理解した外部ベンダーの支援を活用する
3-1．運用ルールを定着させる
検索効率を保つには、ルールを作るだけでなく、現場で守られ続ける状態をつくることが必要です。登録項目や命名規則が決まっていても、忙しさを理由に省略されると、検索条件が揃いません。
ルールは作業負荷を考慮して設計し、定期的に見直すことが重要です。現場の実態に合わない規則は形骸化しやすく、結果として検索効率が落ちてしまいます。守れるルールに落とし込み、運用を習慣化することが求められます。
3-2．アクセス権限を適切に設定する
誰でもすべての図面を編集できる状態では、誤登録や情報の上書きが起こりやすくなります。一方で、閲覧制限が厳しすぎると、必要な図面にすぐアクセスできません。
部門や役割に応じて権限を整理し、登録と閲覧の範囲を明確にすることで、検索結果の信頼性が高まります。権限設定はセキュリティ対策だけでなく、検索効率を維持するために不可欠です。
3-3．製造業務を理解した外部ベンダーの支援を活用する
運用改善を自社だけで進めようとすると、設計や製造の実情を反映できず、効果が限定される場合があります。製造ノウハウのある外部ベンダーの支援を受けることで、現場に即した運用設計が実現します。
NAZCA5 EDMは、図面検索の効率化だけでなく、定着を見据えた運用設計まで含めて支援可能です。検索時間の短縮を一時的な改善で終わらせたくない場合は、専門的な視点を取り入れることも検討してみてください。
4. 図面検索の時間を短縮できる図面管理システムならNAZCA5 EDM
図面管理システムを導入しても検索に時間がかかる原因として、システムをうまく活用できていないケースがあげられます。検索ルールが統一されていないことや、図面と関連情報が分断されていること、さらに運用設計が現場に定着していないことが、検索時間を長引かせるおもな要因です。
一方で、命名規則の整理や検索方法の統一、現場に合った運用を続けることで、図面検索の効率は着実に改善されるでしょう。
NAZCA5 EDMは、検索のしやすさだけでなく、検索時間の短縮を前提とした運用設計まで支援可能な図面管理システムです。属性の入れ忘れを防止する機能や、属性入力の手間を軽減する仕組みを備えており、利用者が細かなルールを強く意識しなくても、社内の図面管理ルールを守りやすい設計になっています。
図面を探すたびに時間がかかる状況を見直したい場合や、継続的に改善したい場合には、運用まで含めて相談できる体制が欠かせません。図面検索にかかる無駄な時間を減らし、日々の業務をスムーズに進めたい方は、ぜひNAZCA5 EDMの活用を検討してみてください。
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