図面管理システムはカスタマイズする？パッケージのまま使う？選び方を解説
図面管理システムの導入や入れ替えを検討するとき、「パッケージをそのまま使うべきか、カスタマイズして自社仕様に合わせるべきか」と悩む方は多いのではないでしょうか。選択を誤ると、コストが予算を大幅に超えたり、現場に定着しないシステムを抱え込んだりするリスクがあります。そのため、自社の業務フローと必要な機能を正確に把握したうえで、カスタマイズの範囲とコストバランスを見極めることが重要です。
こちらでは、リプレイスでよくある失敗パターンから、カスタマイズ型・パッケージ型それぞれの選び方の基準、コストと利便性を両立させるシステム選定のポイントを解説します。図面管理システムの導入・入れ替えを検討している設計部門・生産技術部門の方は、参考にしてください。
目次
1．図面管理システムのリプレイスでよくある失敗
図面管理システムのリプレイスには、いくつかの共通した失敗パターンがあります。ここでは、現場でとくに起こりがちな失敗パターンを３つ紹介します。
1-1．システムが現場の業務フローと合わず、利用率が低下する
新しいシステムを導入したにもかかわらず、現場の担当者がほとんど使わなくなってしまうケースがあります。原因の多くは、既存の承認ルートや図面の分類方法と、システムの操作設計がかみ合っていないことです。
本来であればシステムを現場の業務フローに合わせるべきところ、現場側がシステムの仕様に合わせて動き方を変えることを求められると、負担感が増します。その結果、従来の運用に戻ってしまう場合があります。
1-2．パッケージの標準機能だけでは、自社特有の図面運用ルールを満たせない
製造業では、図番の体系・版管理の粒度・関連資料の紐づけ方など、企業ごとに独自のルールが積み重なっています。パッケージの標準機能はある程度の共通要件をカバーしていますが、自社特有の運用ルールをすべて賄えるとは限りません。
「設定の範囲内で対応できる」と判断して導入したものの、実運用の段階で想定外の制約が生じ、担当者が手作業で補完するといった状況が発生することもあります。
1-3．「使い勝手」を重視しすぎてフルカスタマイズし、コストが予算オーバーする
現場の要望をすべて反映しようとした結果、カスタマイズ範囲が膨らみ、当初の見積もりを大幅に上回るコストが発生するケースがあります。カスタマイズは要件が追加されるたびに開発費が積み上がりやすく、保守費用もその分増加します。
また、システムの改修を特定のベンダーに依存する場合、将来的な変更や入れ替えの際に身動きが取りにくくなる点も見落としがちなリスクです。コスト管理の観点から、どこまでカスタマイズするかを事前にすり合わせておくことが大切です。
2．自社に合うのはどっち？カスタマイズ型とパッケージ型の選び方
図面管理システムの導入・リプレイスで迷いがちなのが、どのタイプのシステムを選ぶかという点です。ここでは、自社の状況に照らし合わせながら判断できるよう、選び方を３つ紹介します。
2-1．自社独自の特殊な運用フローが多く、予算に余裕がある｜スクラッチ（フルカスタマイズ）
既存のパッケージでは対応しきれないほど独自色の強い運用フローを持つ企業には、ゼロから構築するスクラッチ開発が選択肢になります。自社の要件をそのままシステムに落とし込めるため、業務フローを変えずに運用を続けられる点がメリットです。
一方で、開発・保守にかかるコストと期間は相応に大きくなります。特定のベンダーへの依存度が高まりやすく、担当者の異動や退職によってシステムの管理が難しくなるリスクも考慮しておきましょう。
2-2．一般的な業務フローで、必要最低限の図面管理ができればよい｜パッケージ（設定のみ）
図面の登録・検索・版管理・承認といった基本的な機能があれば十分という場合は、パッケージをそのまま活用する方法がコスト面で合理的な選択になりえます。開発費がかからないぶん初期投資を抑えやすく、導入までの期間も短縮可能です。
ただし、システムが許容する設定の範囲内で運用を組み立てる必要があるため、現状の業務フローを一部見直すことが前提になる場合があります。
2-3．ベースは標準的だが、一部に自社独自のフローがある｜パッケージカスタマイズ
多くの製造業では、基本的な図面管理の流れは一般的でも、承認経路や図番の体系など一部に自社独自のルールが存在します。そのような場合、標準パッケージをベースに必要な機能だけをアドオンで追加するアプローチが、コストと使い勝手のバランスを取りやすい選択肢です。スクラッチほどの開発費をかけずに、現場のフローに合ったシステムを作れる点が強みといえます。
NAZCA5 EDMは、製造業に必要な基本機能を厳選したパッケージをベースに、自社固有の要件をアドオンで追加できる図面管理システムです。パッケージのカスタマイズを検討している方は、NAZCA5 EDMの詳細をご覧ください。
3. カスタマイズの利便性と低コストを両立させるシステム選定のポイント
カスタマイズの利便性を確保しながらコストを抑えるには、システム選定の段階での判断が重要です。ここでは、選定時に意識しておきたいポイントを３つ解説します。
3-1．「あれば便利」は捨て、現場の必須機能を厳選し初期費用を抑える
システム選定の場面では、「この機能もあると便利かもしれない」という判断が積み重なり、気づけば不要な機能にコストをかけていたというケースが起こりがちです。初期費用を適正な範囲に収めるには、現場で実際に使う機能と、あれば望ましい機能を分けて整理することが大切です。
「必須」と「あると便利」を切り分けたうえで、まず必須機能だけを満たすシステムを選ぶことが、費用対効果を高めることにつながるでしょう。
3-2．製造業の商流や現場特有の運用を熟知したベンダーを選ぶ
図面管理システムの導入効果は、ベンダーが製造業の現場をどれだけ理解しているかによって左右される面があります。設計部門と生産部門の情報連携のしかた、承認フローの実態、CADとの連携要件など製造業特有の業務知識がなければ、的確な提案や運用後のサポートが難しい場合もあります。技術面の対応力だけでなく、現場の運用課題に寄り添った提案ができるかどうかも、ベンダー選定の判断材料の1つです。
NAZCA5 EDMは、新明和グループの製造現場で培ったノウハウをもとに開発された図面管理システムで、導入後の運用サポートにも力を入れています。現場を熟知したサポート体制の詳細が気になる方は、サービス詳細をご覧ください。
3-3．将来の拡張性（アドオン対応）を見据えて計画する
「導入時点での要件だけを満たせばよい」と考えてシステムを選ぶと、業務の変化や組織の拡大に対応しきれなくなり、数年後に再びリプレイスを検討するという状況になりかねません。機能を追加する余地があり、他システムと連携できる拡張性があれば、結果的に長期的な運用コストの削減につながる場合があります。
導入時に「今後どう使い方が変わりうるか」を想定しておくことが、システムの寿命を延ばすうえで外せない視点です。
4. カスタマイズできる図面管理システムのパッケージならNAZCA5 EDM
図面管理システムを導入・リプレイスする際、カスタマイズとパッケージの2つの方法が選び方としてあげられます。さらに、必須機能を搭載したパッケージをベースに、自社固有の要件だけをアドオンで補うアプローチが、コストと使い勝手のバランスを取りやすい方法として選択肢に入ります。
NAZCA5 EDMは、製造業の現場から生まれたパッケージに、必要な機能をアドオンで追加できる図面管理システムです。カスタマイズの柔軟性とコストの両立を重視する設計部門・生産技術部門の方に向けて、幅広い要件に応えられる体制を整えています。導入の検討段階から個別の要件まで丁寧にヒアリングしますので、お気軽にお問い合わせください。
【Q&A】図面管理システムにおけるカスタマイズとパッケージの選び方に関する解説
Q1．図面管理システムのリプレイスでよくある失敗にはどのようなものがありますか？
A．現場の業務フローとシステムがかみ合わず利用率が下がるケース、パッケージの標準機能では自社特有の運用ルールを満たせないケースがあげられます。さらに、使い勝手を優先したフルカスタマイズでコストが予算を超えるケースも注意が必要です。
Q2．図面管理システムはカスタマイズ型とパッケージ型のどちらを選べばよいですか？
A．自社の運用フローの独自性と予算によって判断が異なります。独自フローが多く予算に余裕があればスクラッチ、基本機能で十分であればパッケージ設定のみ、一部だけ自社フローに合わせたい場合はパッケージをベースにアドオンで追加するカスタマイズが、バランスの取れた選択肢になります。
Q3．図面管理システムの選定でコストと利便性を両立させるにはどうすればよいですか？
A．まず「必須機能」と「あれば便利な機能」を切り分け、必要な機能に絞って初期費用を抑えることが大切です。あわせて、製造業の現場を理解しているベンダーを選ぶこと、将来の業務変化に対応できる拡張性を確認しておくことが、長期的な運用コストの抑制につながります。
