図面のペーパーレス化による業務効率化のポイント

近年、設計・製造現場でもDX推進が進んでおり、図面のペーパーレス化に注目が集まっています。ペーパーレス化とは、紙媒体を電子データ（データ化）として保存し、活用することです。

本記事では、図面のペーパーレス化の必要性とメリット・デメリットについてご紹介します。

目次

 

図面のペーパーレス化の必要性とは

①紙の図面管理の課題

紙で管理されている図面は、多くの課題を抱えています。
例えば、図面が複数の場所に分散して保管されている場合や、設計変更があった場合に必要な図面を探し出すのが困難なことがあります。
また、紙の図面は製作工程や保管場所での汚れや破損のリスクもあり、長期保存に向いていないという課題も存在します。

②ペーパーレス化が推進される背景

このような課題を解決するために、図面のペーパーレス化が推進されています。図面を電子データとして保存・管理することで、様々なメリットが得られます。電子データによる図面管理は、フォルダや属性などの機能を使って効率的に分類・整理・検索することができます。これにより、目的の図面をすぐに見つけることができ、業務効率化に繋がります。また、電子データはアクセス制限などのセキュリティ対策を施すことができ、図面の機密性担保や秘密保持が容易になります。

図面のペーパーレス化がもたらす４つのメリット

図面をペーパーレス化することには、以下の４つのメリットがあります。

①検索・参照の容易化

電子データによる図面管理では、フォルダや属性（キーワード）の活用により、効率的な検索・参照が可能です。必要な図面を素早く見つけることができます。

②保管スペースとコストの削減

図面をペーパーレス化することで、紙の保管場所や整理の手間が不要となります。その結果、保管スペースの削減やコストの削減に繋がります。

③情報共有の効率化

電子データならば、リアルタイムでの情報共有が可能です。図面変更などの更新情報も即座に反映させることができ、意思疎通やチーム間の連携を円滑にすることができます。

④図面管理・運用方法の改善

図面を電子データとして管理することで、従来の図面管理の課題を解消することができます。間違った図面を使うといったミスや混乱のリスクを低減し、効率的な運用が可能となります。

図面のペーパーレス化における成功ポイント

図面のペーパーレス化を成功させるためには、いくつかのポイントがあります。以下でその成功ポイントについて詳しく説明します。

①図面管理システムの導入

図面のペーパーレス化には、図面を管理するための専用システムの導入が必要です。システムを利用することで、図面を効率的に分類・整理・検索することができます。また、アクセス制限などのセキュリティ対策も行えます。

②紙で資料を作成しない環境作り

図面のペーパーレス化を実現するためには、紙媒体のみによる図面のアウトプットや保管を徹底的に避ける環境作りが必要です。電子データを作成・編集するためのツールやシステムを導入し、デジタル化を促進します。デジタルデータで文書を作成することで、情報の把握や共有がスムーズに行えます。

③iPadなど、タブレット等のデジタルツールを活用した情報共有

図面のペーパーレス化において、ディスプレイやタブレット、スマートフォンなどのデジタルツールの活用が有効です。これらのデジタルデバイスを使用することで、現場での図面の参照や情報共有が簡単に行えます。また、リアルタイムでのコメントのやり取りなども可能です。

④デジタルデータのバックアップ体制の整備

図面のペーパーレス化においては、デジタルデータのバックアップ体制を整備することも重要です。データの紛失や破損に備えて、定期的なバックアップや冗長化の設計を行いましょう。また、バックアップデータの保管場所やデータの暗号化にも注意を払う必要があります。

以上が図面のペーパーレス化を成功させるためのポイントです。これらのポイントを意識しながら、効率的な図面管理を実現することが求められます。

図面のペーパーレス化におけるデメリットと対策

図面のペーパーレス化には、いくつかのデメリットが存在します。それらのデメリットに対する適切な対策を講じることが重要です。

①デジタル化に伴うセキュリティ問題

図面を電子データとして管理する際には、セキュリティの問題が懸念されます。電子データはハッキングやデータ漏洩のリスクがありますので、適切なセキュリティ対策が必要です。

まず、アクセス制限を設けることが重要です。限られた人物だけが必要なデータにアクセスできるようにし、不正アクセスを防ぎます。また、パスワードや暗号化を用いたセキュリティ対策を導入することで、データの保護を強化します。さらに、定期的なセキュリティ教育や監査を実施することで、セキュリティ対策を常に最新の状態に保つことが必要です。

②デジタルデータの管理・運用の課題

図面を電子データとして管理する場合、データの整理や保管方法などの運用に課題が生じることがあります。適切な管理・運用体制を整えることが重要です。

まず、図面管理システムなどのシステムを導入し、データの一元管理を行います。データベースには詳細なメタデータを付加することで、図面の検索性を高めます。また、バージョン管理や履歴管理の仕組みを作り、図面のバージョン管理を徹底します。さらに、データのバックアップを定期的に行い、データの紛失や破損に備えます。

③情報が更新される際の管理の問題

図面は設計途中や製造現場で繰り返し改変されることがあります。その際に、適切な情報更新の管理が必要です。

情報更新の管理を行うためには、変更管理のプロセスを明確に定める必要があります。変更管理の手順に基づき、図面の更新依頼や実施、承認などの手続きを行います。また、変更前の図面と変更後の図面の比較や差分の確認を行い、変更情報も併せて管理します。さらに、変更後の最新図面が共有される仕組みをつくることで、関係者間の意識共有を図ります。

以上の対策を講じることで、図面のペーパーレス化に伴うデメリットを最小限に抑え、効果的な図面管理を実現することができます。

ペーパーレス化の実践事例

図面のペーパーレス化は、さまざまな業界で取り組まれており、特に製造業や設計現場での導入が進んでいます。以下では、工場と設計現場の2つの事例を紹介します。

①工場のペーパーレス化の成功事例

製造プロセスの中で必要な図面をペーパーレス化することで、生産効率を向上させた事例があります。具体的な取り組みとしては、製造ライン上にデジタルディスプレイを設置し、作業員が必要な図面を表示させるという方法が採用されました。

このシステムにより、作業員は図面を紙で持ち歩く必要がなくなり、現場での手元がスッキリしました。また、デジタルディスプレイには図面を見やすく表示するためのズーム機能やマークアップ機能も備えており、作業の効率化にも役立ちました。

さらに、図面の管理はクラウド上で行われ、複数の作業員が同じ図面を同時に参照することも可能になりました。作業の進捗や問題点の共有もリアルタイムで行えるため、コミュニケーションの改善にも寄与しました。

②設計現場のペーパーレス化の挑戦

設計現場では、多くの図面が使用されるため、ペーパーレス化の導入には課題があります。しかし、ある建築設計事務所では、設計プロセスの効率化とデータ共有の強化を目指してペーパーレス化に取り組んでいます。

具体的には、設計者たちはタブレットを活用し、作成された図面をデジタルツール上で編集、共有しています。また、デジタルツールには様々な機能が搭載されており、計測や手書きのアノテーション、3Dビューの表示などが可能です。

さらに、設計データはクラウド上で管理されており、関係者はいつでもどこでもアクセスできる状態になっています。これにより、現場と事務所との間でのコミュニケーションがスムーズに行われ、設計変更への対応も迅速に行うことができるようになりました。

以上の事例からも、図面のペーパーレス化がどのようなメリットをもたらすかがわかります。工場では生産効率の向上、設計現場では設計プロセスの効率化とデータ共有の強化が実現されています。ペーパーレス化に取り組む際には、それぞれの現場の特性に合わせたシステムやツールの選定が重要です。

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