図面管理システムのリプレース！検討のきっかけから成功の秘訣まで徹底解説
「図面管理システムのリプレースをしたいけど、何から始めたらいいのかわからない。」
そんなお悩みをお持ちではありませんか？
この記事では、リプレースのきっかけから成功の秘訣までを徹底解説します。現在のシステムに不満を感じている方や、新しいシステムを探している方に向け、具体的な手順や注意点をわかりやすく紹介します。
ぜひ参考にしてください。
目次
1.図面管理システムのリプレースを検討するきっかけ3選
図面管理システムのリプレースを考える理由はさまざまです。ここでは、図面管理システムのリプレースの３つのきっかけを紹介します。
- 現状のサポートが切れた
- システムを利用する部署を拡げることになった
- 現状のシステムの機能が過剰で使いこなせない（費用対効果が悪い）
ぜひ、自社の状況と照らし合わせてみてください。
・ 現状のサポートが切れた
図面管理システムを利用中にサポートが切れると、システムのアップデートやバグ修正が受けられなくなり、セキュリティリスクが高まります。
また、トラブルが発生した際に迅速な対応が期待できないため、業務に大きな影響を及ぼす可能性もあるでしょう。
・システムを利用する部署を拡げることになった
現行システムが特定の部署だけで使用されている場合、新たな部署での活用を考えると、機能や容量が不足することがあります。また、利用人数が増えることによりライセンス費用もかさむ可能性があります。
例えば、設計部門に加えて、製造部門や品質管理部門でも利用する場合、データを安全に共有するために、アクセス権限を管理する必要があるでしょう。
このように利用部署が途中で増える場合、より柔軟でスケーラブルなシステムへのリプレースが重要です。
・現状のシステムの機能が過剰で使いこなせない(費用対効果が悪い)
多機能なシステムを導入しても、その全てを活用できなければ、無駄なコストがかかるだけです。
とくに中小企業では、必要な機能だけがそろっているシンプルなシステムの方が運用しやすく、コストパフォーマンスも高くなります。自社が現在のシステムを使いこなせているか、改めて確認してみましょう。
2.図面管理システムのリプレースを検討する際の確認手順5ステップ
ここでは、図面管理システムのリプレースをスムーズに進めるための5つの確認手順について解説します。
- 現状のシステムの課題を洗い出す
- 現状のシステムの機能を仕分けする
- 新規システムの候補を調査する
- 現状のシステムと新規システムの機能を比較する
- 機能の評価を行う
2.1 現状のシステムの課題を洗い出す
課題に対する具体的な改善策を考えることで、リプレース後のシステム選定がスムーズに進みます。
例えば、操作が複雑で使いにくい、機能が不足していて業務効率が上がらない、コストが高すぎる、サポートが不十分でトラブル時に対応が遅いなど、様々な課題が考えられます。
これらの課題をリストアップすることで、新しいシステムに求める要件が明確になるでしょう。現場でのヒアリングやユーザーからのフィードバックを活用して、詳細な課題を把握することがポイントです。
2.2 現状のシステムの機能を仕分けする
現状のシステムの全ての機能をリストアップしましょう。リストアップが終わったら、頻繁に使用する重要な機能と、あまり使用されていない機能に分類します。このプロセスを通じて、必須の機能や追加が必要な機能が明らかになります。
また、エクセルで簡単な表を作成しておくと、新しいシステムを選定する際に役立ちます。
2.3 新規システムの候補を調査する
市場調査を行い、自社が必須とする要件がそろっているソフトウェアをリストアップします。
次に、デモンストレーションや提案書などをもとに、システムの機能を洗い出します。あわせて操作感や導入コスト、サポート体制、セキュリティ要件も確認しましょう。
この際、対応してくれる営業担当との相性もポイントです。相性が悪いと、新規システムの運用後、トラブルが発生しても解決できないなどの問題が生じます。親身に相談にのってくれる営業担当であるか否かを見極めましょう。
2.4 現状のシステムと新規システムの機能を比較する
現状システムと新規システムの機能の比較表を作成しましょう。各機能について優劣をつけることで、欠如している機能を把握したり、追加が必要な機能を洗い出したりすることが重要です。
また、機能を比較するだけでなく、ユーザーインターフェース、操作性、導入コスト、サポート体制等も評価項目に含めると、現状システムと新規システムの差異がより明確になるでしょう。
2.5 機能の評価を行う
現状システムと新規システムの機能を比較した結果をもとに、各機能がどの程度自社の業務に適しているかを評価します。
トライアルなどにより、各システムの機能を詳細に比べて、実際の操作感を確認することが重要です。ユーザーからのフィードバックも収集し、導入コストやサポート体制、セキュリティ要件も評価しましょう。
3. 図面管理システムのリプレースで気を付けるポイント6選
業務効率を上げたり、コストを削減したり、品質の管理を徹底したりなど、リプレースを成功させるためには、重要なポイントに注意をはらう必要があります。
ここでは、図面管理システムのリプレースで特に気を付けるべき6つのポイントを厳選しました。
- リプレース後に費用対効果が期待できる
- 自社のセキュリティ要件を満たしている
- 使いやすいユーザーインターフェースである
- 自社の業務に合ったカスタマイズができる
- サポートが充実している
- 旧システムからスムーズにデータを移行できる
これらのポイントを押さえて、スムーズで効果的なリプレースを実現しましょう。
3.1 リプレース後に費用対効果が期待できる
リプレースしたのに、費用対効果が下がってしまっては意味がありません。新規システムに切り替えるためには初期費用がかかりますが、その投資が長期的に見てどれだけの利益を生むかが大切です。
例えば、新規システムの導入によって図面の検索や閲覧が迅速に行えるなど機能改善されることで、作業時間が短くなり効率が上がるでしょう。
また、新規システムの質が高くサポート体制がしっかりしていると、トラブル対応の時間が減り、業務をスムーズに進行できるため、人件費を削減できるでしょう。
このように、リプレース後に費用対効果を最大化するためには、導入前に詳細なコスト分析と効果の見積もりを行い、確実に期待値を上回る成果を得られるシステムを選ぶことが重要です。
3.2 自社のセキュリティ要件を満たしている
ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できる機能を搭載している図面管理システムを選びましょう。
例えば、設計部門のスタッフは設計図にのみ、営業部門のスタッフは顧客情報にのみアクセス権を設定します。これにより、部署間においても情報漏洩のリスクを最小限におさえられるでしょう。
また、誰がいつどの図面にアクセスしたかを記録する詳細なログ管理機能があると安心です。異常なアクセスを知らせるアラート機能もあるとよいでしょう。
さらに、データを暗号化できるか否かもポイントです。図面データの保存時や転送時にデータを暗号化することで、不正アクセスやデータ盗難の防止につながるからです。
3.3 使いやすいユーザーインターフェース（UI）である
どんなに優れた機能を搭載しているシステムでも、操作が難しければユーザーが使いこなせず、結果的に業務効率が低下する可能性があります。
使いやすいUIだと直感的に操作でき、必要な情報にすぐアクセスできます。これにより、ユーザーが新しいシステムにスムーズに適応でき、短期間でシステムの利用に慣れるでしょう。
また、ユーザーの教育期間の短縮も期待でき、スムーズに新規システムに移行できるでしょう。
3.4 自社の業務に合ったカスタマイズができる
全ての企業が同じ業務プロセスで運用しているわけではなく、各社独自のニーズがあります。
例えば、図面の採番に関しては、各企業が独自のルールを持っていることが多いです。部品番号やプロジェクト番号を含めた複雑な採番ルールや、特定の条件に基づいて自動的に番号が生成される仕組みなどです。これらの採番ルールに対応できるシステムでなければ、業務効率を上げることは難しいでしょう。
また、ワークフローについても同様です。製造業では、図面の承認プロセスが非常に重要で、設計から製造、品質管理に至るまでの一連の流れをスムーズに進行する必要があります。
例えば、設計図面がエンジニアリング部門で承認された後、製造部門や品質管理部門へ自動的に通知されるようなワークフローが求められることがあります。さらに、緊急時には迅速な対応が求められるため、柔軟にワークフローを設定できるほうがよいでしょう。
これらのニーズを満たすためには、システムが提供する標準機能だけでは不十分な場合も多いです。
このため、プラグインやアドオン、外部連携APIなどを搭載している、新しい機能を追加できるシステムを選ぶことが重要です。
3.5 サポートが充実している
リプレースの各フェーズに合ったサポートが受けられることが重要です。以下のサポートがどれだけ提供されるか、リプレース前に確認しましょう。
| フェーズ | 目的 | サポート内容 |
|---|---|---|
| システム導入時 | 目的をスムーズに進めるため | 初期設定、データ移行の支援、ユーザートレーニング、操作マニュアル |
| 運用中 | 常に最新の情報と技術を活用するため | ヘルプデスク、リモートサポート、定期的なメンテナンス、オンラインコミュニティ、ナレッジベース、ウェビナー |
| 常時 | 長期的に安定して利用するため | 専任のアカウントマネージャーによる定期レビュー、セキュリティ監視、データバックアップ等のサポート |
3.6 旧システムからスムーズにデータを移行できる
新しい図面管理システムへリプレースする際、データ移行に苦戦すると業務が一時的にストップしたり、重要なデータが失われたりするリスクが生じます。
移行プロセスがスムーズであれば、ユーザーは新規システムでの作業を即座に始められ、業務の中断を最小限におさえられます。
また、データの正確性を保つために、移行手順が確立されていることも重要です。移行中にデータが破損したり欠落したりしないよう、サポート体制やツールが提供されることを確認しましょう。
全ての図面データが新システムに正確に移行され、以前と同じように使用できることが重要です。
4．リプレースに失敗しない！製造業に最低限必要な図面管理システムの機能とは
図面管理システムのリプレースに失敗しないためには、自社の業務プロセスに適した機能を搭載しているシステムを選ぶことが大切です。
ここでは、製造業に最低限必要な図面管理システムの機能について解説します。
- 図面を簡単に登録でき、検索できる
- 図面のバージョン管理ができる
- ワークフローの機能が備わっている
- 図面の親子関係が設定できる（関連データを紐づけられる）
- アクセス権限が付与される
4.1 図面を簡単に登録でき、検索できる
膨大な数の図面データから必要な情報を素早く見つけ出すために、検索機能は不可欠です。例えば、図面データに、図面の名前、作成日、タグ、メタデータなど多様な条件を付与することで、簡単に検索できます。
また、フィルタリング機能を搭載している場合、検索条件と組み合わせることで、より精度の高い検索が可能です。この機能により、業務効率が向上し、作業時間の節約につながるでしょう。
4.2 図面のバージョン管理ができる
図面の変更履歴を詳細に追跡し、異なるバージョンを保存・管理する機能により、ユーザーは過去のバージョンに簡単にアクセスできます。また、変更内容を確認したり、必要に応じて以前のバージョンに戻したりすることが可能です。
さらに、バージョンごとの変更履歴やコメントを記録することで、誰が、いつ、どのような変更を行ったかシステムに残せるでしょう。
このように、バージョン管理は、ミスや誤解を防ぐために重要な役割を果たします。
4-3．ワークフローの機能が備わっている
ワークフロー機能は、図面の作成、レビュー、承認、配布といった一連の作業を自動化し、効率化するために重要です。この機能を使えば、各ステップの進行状況をリアルタイムで確認でき、担当者へのタスク通知や期限管理が実現します。
また、ワークフローの標準化により、未承認の図面を使ってしまうなどのミスを防ぎ、プロジェクト全体をスムーズに進行できるでしょう。
さらに、履歴が記録されることで、誰がいつ何をしたかがわかり、品質管理が強化されます。
4-4．図面の親子関係が設定できる（関連データを紐づけられる）
図面の親子関係を設定する機能により、主要な製品図面（親図面）と、その部品やサブアセンブリ図（子図面）を階層構造で整理できます。
例えば、自動車製造では、車両全体の図面を親図面とし、エンジンやサスペンションなどの部品図を子図面として管理します。この親子関係設定により、設計変更があった際に、関連する図面へ素早くアクセスでき、効率的に更新作業をできるでしょう。
また、設計変更に伴う技術資料の紐づけにより、製品開発の整合性が保たれ、ミスが減り、品質問題の改善につなげられるでしょう。
4-5．アクセス権限が付与される
アクセス権限の機能により、ユーザーごとに閲覧、編集、削除などの権限を細かく設定できます。
例えば、設計担当者には編集権限を与え、サプライヤーやクライアントには閲覧のみを許可する設定が可能です。
これにより、不正アクセスや誤操作を防げ、誰がどのデータにアクセスできるか制限されるので、責任の所在も明確になります。
アクセス制御機能は、組織全体の情報セキュリティを強化し、業務の効率化をサポートします。
関連記事：図面管理システムとは？主な機能と導入するメリット
5. 製造業の図面管理システムのリプレースなら「NAZCA5 EDM」がおすすめ！
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図面管理システムのリプレースをお考えの方は、ぜひ「NAZCA5 EDM」の導入をご検討ください。
6. まとめ
図面管理システムのリプレースを検討する際、適切な手順と注意点を押さえることが成功の鍵です。
現行システムの課題を明確にし、自社のニーズに最適な新規システムを選定することが重要です。また、システム移行後、スムーズに運用できるように計画をたてましょう。
上記のポイントを押さえ、システムをリプレースすることで、業務効率化を実現できます。
